Ֆայլը օգնում է պաշտպանել կարևոր փաստաթղթերը հրդեհից, փոշուց, միջատներից, գողությունից և սխալ գործածումից Նախորդ գրառումները նախկին գրառումների հիմքն են և դրանք օգտագործվում են որպես անմիջական հղում: Այն օգնում է վեճերի ժամանակ ապացույցների և օրինական ապացույցների փաստաթղթավորմանը: Այն օգնում է ապագա պլանավորման ձևակերպմանը:
Ինչու է ֆայլը այդքան կարևոր:
Գրանցումը նշանակում է փաստաթուղթերը պահել անվտանգ վայրում և կարողանալ դրանք հեշտությամբ և արագ գտնել … Ֆայլերի համակարգը կազմակերպության համար գրանցման կենտրոնական համակարգն է: Այն օգնում է ձեզ լինել կազմակերպված, համակարգված, արդյունավետ և թափանցիկ: Այն նաև օգնում է բոլոր այն մարդկանց, ովքեր պետք է կարողանան մուտք գործել տեղեկատվություն, դա անել հեշտությամբ:
Որո՞նք են գրանցման առավելությունները:
Լավ ֆայլային համակարգի առավելությունները
- Փաստաթղթային ապացույց. Ֆայլերը գործարքների արժեքավոր փաստաթղթային ապացույցներ են: …
- Արժեքավոր օգնություն. …
- Գրագրության մշակման հետաձգում չկա: …
- Գործընթացի վերահսկում. …
- Գրառումների պաշտպանություն. …
- Հետևողական միջոցառումներ. …
- Հղումների հետագծումը հեշտ է:
Ինչու է պատշաճ գրանցումը կարևոր գրասենյակում:
Արդյունավետություն. Գրասենյակի աշխատակիցները կարող են հեշտությամբ գտնել և օգտագործել գրառումները պատշաճ կերպով՝ առանց որևէ ուշացման լավ ներկայացման համակարգի պայմաններում: Սա հանգեցնում է ժամանակի խնայողության և օֆիսային գործառնությունների արդյունավետության: 2. Պատրաստի տեղեկանք. Ֆայլերի կազմակերպումն օգնում է գրասենյակի աշխատակիցներին շատ արագ փոխանցել համապատասխան փաստաթղթերն ու փաստաթղթերը:
Որո՞նք են ներկայացման գործառույթը:
Ֆայլը հաշվառման ձև է: Փաստաթղթերը ներկայացվում են այնպես, որ անհրաժեշտության դեպքում դրանք հասանելի լինեն: Սա է հաշվառման հիմնական նպատակը։ Մեծ թվով գրառումներ չեն կարող պահպանվել և մշակվել առանց պատշաճ դասավորության:
